Privacyverklaring
In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u gebruik maakt van de toepassing.
We nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de AVG, desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring trachten we uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
AGODI en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een onderlinge overeenkomst. De gegevens worden verwerkt op basis van het algemeen belang dat aan de verantwoordelijken is opgedragen.
FrontForce NV is verwerker voor AGODI die instaat voor ontwikkeling, beheer en onderhoud van het systeem en de software.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door te mailen naar diane.deneve@spijker.be. U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties.
Welke gegevens verwerken we over u en waarom?
In het aanmeldingssysteem verwerken we uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken per categorie van betrokkenen en waarom we deze verwerken:
De ouder:
Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
Bewijsstukken met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
Leerling die wenst aan te melden:
Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
Andere personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker, helpdeskmedewerker, additionele personen die de ouder toevoegt:
Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
Alle gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring van het aanmeldingssysteem.
Foute gegevens
Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.
De aanmelder of enig ander persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.
Cookies
We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. De cookies die gebruikt worden, zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.
Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.
1. Authenticatie Cookies
Naam
Token
LogoutToken
Return_domain
Verifier_code
Doel
Deze cookies optimaliseren het authenticatieverkeer over de verschillende servers van het aanmeldportaal. Het systeem gebruikt deze cookies om de gebruiker bij de verschillende servers te kunnen authenticeren
Type
Cookie
Domein
<initiatief>.aanmelden.vlaanderen
Verwerker
AGODI
Geldigheid
Sessie
Naam
Vo-taalkeuze
VOGTIANONUSER
Doel
Deze cookies zijn afkomstig van het Vlaamse toegangsbeheer (ACM/IDM)
Type
Cookie
Domein
.vlaanderen.be
Verwerker
Vlaamse Overheid
Geldigheid
1 maand
2. Technische Dotnet Cookies
Naam
.AspNetCore.Session
.AspNetCore.Antiforgery.xxxx
Doel
Dit zijn standaard sessie-gebaseerde cookies van Microsoft dotnet om de veiligheid te garanderen en de correcte browser/eigenaar te kunnen verifiëren.
Type
Cookie
Domein
<initiatief>.aanmelden.vlaanderen
Scholenportaal.aanmelden.vlaanderen
Verwerker
AGODI
Geldigheid
Sessie
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Wie kan uw persoonsgegevens zien?
Er zijn verschillende rollen binnen de applicatie die verschillende rechten hebben wat betreft toegang tot de persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.
Beheerder:
Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.
Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.
Helpdeskmedewerker:
Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.
Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens mbt de voorrang.
Medewerker van een school:
Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.
Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school.
De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.
Directeur van een school:
Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Applicatiebeheerder AGODI:
Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.
De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. We sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Indien deze gegevens gedeeld worden met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. Afgesloten protocollen zullen via deze privacyverklaring worden gepubliceerd.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
We nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.
Wat zijn uw rechten?
U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:
het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.
Elk verzoek dient u te richten naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar diane.deneve@spijker.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
Klachten
Als u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u verschillende acties ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken via diane.deneve@spijker.be. Daarnaast kunt u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie.
Algemene informatie
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via het aanmeldingsportaal.